Страховой фонд архивных документов

Содержание
  1. страховой фонд документов
  2. Гост р -2003. единый российский страховой фонд документации. порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием
  3. Гост р -2008 единый российский страховой фонд документации. страховые копии документации, являющиеся национальным научным, культурным и историческим наследием. общие требования к условиям хранения
  4. Для чего нужен страховой фонд архивных документов
  5. О микрофильмировании
  6. Создание страхового архивного фонда
  7. Создание страхового фонда архивных документов
  8. Создание страхового фонда документов и фонда пользования
  9. Страховой фонд архивных документов
  10. Страховой фонд документации чрезвычайных ситуаций
  11. Страховой фонд документов
  12. Создание страхового фонда архивных документов
  13. 5.1. Документальный и архивный фонд организации
  14. Актуальность создания и поддержания страхового фонда
  15. Самостоятельное создание страхового фонда для архива
  16. Выход из сложной ситуации
  17. Хранение страхового фонда архивных документов
  18. 6.2. Единицы учета
  19. Страховое микрофильмирование, или нецелевое расходование бюджетных средств?
  20. Всех надёжней, всех прилежней
  21. Страховой фонд электронных документов
  22. О чём молчат маркетологи?
  23. Вопрос открытый?

страховой фонд документов

Страховой фонд архивных документов

Особо ценные, уникальные документы вечного хранения с определенной научной, исторической, культурной, экономической, общественной ценностью (определяемой Регламентом госучета), включаются в специальный реестр Архивного фонда РФ и подлежат особому учету, оформлению с созданием копий. Хотя в целом на них распространяются общие правила оформления, учета, определяемые архивными стандартами – для упрощения хранения, поиска и использования.

Гост р -2003. единый российский страховой фонд документации. порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

ГОСТ Р 33.505-2003. Единый Российский страховой фонд документации.

Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

Объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.

Гост р -2008 единый российский страховой фонд документации. страховые копии документации, являющиеся национальным научным, культурным и историческим наследием. общие требования к условиям хранения

ГОСТ Р 33.3.02-2008 Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющиеся национальным научным, культурным и историческим наследием.

Общие требования к условиям хранения

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г.

№ 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.

Для чего нужен страховой фонд архивных документов

Успешная деятельность любой коммерческой организации напрямую зависит от того, насколько грамотно организована система хранения наиболее ценных документов. Если вы пока не знаете, для чего нужен фонд архивных документов вашей компании, то эта статья позволит вам найти ответ на поставленный вопрос.

Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы.

О микрофильмировании

Все ин­тел­лек­ту­аль­ное на­сле­дие Рос­сии рас­сре­до­то­че­но в фон­дах ты­сяч биб­лио­тек, не­су­щих от­вет­ствен­ность за со­хран­ность и до­ступ­ность до­ку­мен­тов, ко­то­рые со­зда­ны на раз­ных но­си­те­лях с по­мо­щью раз­лич­ных средств за­пи­си ин­фор­ма­ции.

Эти до­ку­мен­ты с те­че­ни­ем вре­ме­ни те­ря­ют свои экс­плу­а­та­ци­он­ные свой­ства в си­лу их ак­тив­но­го ис­поль­зо­ва­ния, есте­ствен­но­го ста­ре­ния ма­те­ри­аль­но­го но­си­те­ля, не­бла­го­при­ят­ных усло­вий хра­не­ния, ава­рий­ных и чрез­вы­чай­ных си­ту­а­ций.

Создание страхового архивного фонда

Сохранность ценной документации является основополагающим фактором успешной работы любой компании. Утеря важнейших документов зачастую становится причиной невозможности дальнейшего ведения бизнеса, то есть, приостановления работы на неопределенный срок.

Известно, что последствия потери документов могут быть самыми худшими, вплоть до крупных финансовых потерь, а также лишения доверия клиентов.

Создание страхового фонда архивных документов

Любая организация имеет собственный архив документов, который должен быть надежно защищен от порчи или же утери важной документации. Для обеспечения ее сохранности создается архивных документов, который позволяет эффективно решить данную задачу.

Особое внимание необходимо уделять уставным и кадровым документам, которые имеют определенный срок хранения и могут представлять собой ценность, как в период работы организации, так и после ее закрытия.

Создание страхового фонда документов и фонда пользования

фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Страховой фонд архивных документов

фонд архивных документов — это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд это совокупность различных страховых натуральных запасов и денежных страховых фондов. это совокупность страховых копий особо ценных документов архива.

Страховой фонд документации чрезвычайных ситуаций

С целью обеспечения сохранности определенного вида документации и ее оперативного использования при возникновении чрезвычайных ситуаций в Российской Федерации создается единый российский документации ( ЕР СФД ).

Единый российский страховой фонд документации — это находящаяся в государственной собственности совокупность упорядоченных и надежно хранимых массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, зафиксированной на микрофильмах и других компактных носителях информации, необходимой для обеспечения устойчивого функционирования экономики Российской Федерации и сохранения ее национального научного, культурного и исторического наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций.

Страховой фонд документов

The approach to insurance documents collection formation is presented. The documents selection criteria and documents selection for copying are highlighted. The place of regional Insurance Documents Collection (IDC) in Union Insurance Documents Collection (UIDC) of Russian Federation is discussed. The priorities for IDC formation in Udmurt Republic are discussed.

Які принципи відбору документів до СФД? Про місце регіональної частини СФД в Єдиному страховому фонді документів Російської Федерації (ЄСФД РФ).

Источник: http://megatranslation.ru/strahovoy-fond-dokumentov-61046/

Создание страхового фонда архивных документов

Страховой фонд архивных документов

8.1.1. Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения

законных прав и интересов граждан.

8.1.2. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории

ограниченного доступа.

Порядок использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях, определяется ими на основе настоящих

Правил.

информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов

и их содержании;

исполнение запросов граждан и организаций

социально-правового характера;

использование документов в средствах массовой

информации;

подготовка информационных мероприятий: выставок,

конференций и др.;

выдача документов для работы в читальном зале

архива;

выдача

документов во временное пользование.

8. 1

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В

необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости

документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие

материалы.

— книга выдачи дел из хранилища (приложение

19);

— журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов (приложение

44);

https://www..com/watch?v=5si-YoCM9kg

— журнал регистрации посещений читального

зала (приложение 45).

5.1. Документальный и архивный фонд организации

Необходима тщательная подготовка, которая включает в себя:

  • проверку сохранности дел;
  • при необходимости — формирование дел и оформление;
  • проведение экспертизы ценности документов;
  • разделение дел на группы в зависимости от срока обязательного хранения;
  • проведение повторной экспертизы на предмет определения ценности в зависимости от типа хозяйственной деятельности организации (именно последнее служит основанием для отбора пакета дел, для которых будет создан страховой фонд архивных документов).

Отобранные документы и дела тщательно подготавливаются к копированию, после чего на их основе создается страховой фонд архивных документов.

Актуальность создания и поддержания страхового фонда

Необходимость в создании страхового фонда обусловлена:

  • физическими повреждениями и старением оригиналов документов;
  • требованиями безопасности (в том числе — информационной);
  • невозможность обеспечить безопасное хранение документов в архиве организации или опасения за их сохранность.

Самостоятельное создание страхового фонда для архива

5.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет

ее документальный фонд.

документы временного срока хранения (до 10 лет

включительно);

документы долговременного срока хранения (свыше

10 лет);

документы
постоянного (вечного) хранения.

Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного

фонда Российской Федерации.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов

определен в разделе 2 настоящих Правил.

архивный фонд организации, состоящий из документов,

образовавшихся в процессе ее деятельности;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в

архив организации.

5.1.4. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному,

авторскому, хронологическому и др.).

7. 1 Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, в ведении которых находятся организации, хранящие документы АФ РФ и БФ РФ.

Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНН, и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.

7.2 Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.

7. 3 При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат ДНН, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.

Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций — держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.

7Форма годового плана представлена в приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.

7.5 Организации — держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).

11.1 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации — держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.

11.2 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.

И вот, что нужно знать:  Исчисление и подтверждение страхового стажа

11.2.1 Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].

11.2.2 Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.

11.3 К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.

11.4 Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.

ПРИЛОЖЕНИЕ А(рекомендуемое)

УТВЕРЖДАЮ
должность руководителя и наименование вышестоящей организации
личная подписьрасшифровка подписи
20г.
работ по созданию страхового фонда документациинаг.
наименование организации — держателя оригиналов
Номер позицииВид (разновидность) документаКоличество единиц хранения (единиц учета документов)Единица измерения объема документовГодОбъем документов, подлежащих страховому копированиюНаименование организации- изготовителя страховых копий
I кв.II кв.III кв.IV кв.
12345678910
Руководитель организации — держателя оригиналов документов
подписьрасшифровка подписи
20г.

Выход из сложной ситуации

Выход из сложной ситуации лишь один — заключение договора на создание страхового фонда архивных документов с компанией, специализирующейся на оказании архивных услуг.

Вы можете заказать любые архивные услуги — в том числе и создание страхового фонда архивных документов. Специалисты «Столичного Архивиста» проведут тщательный анализ состояния документов в архиве организации, организуют экспертизу ценности документов и проведут работы по подготовке отобранных бумаг к копированию.

Хранение страхового фонда архивных документов

Важно, что наши специалисты не только создает страховые фонды архивных документов, но и предоставляет площади под их хранение. Напомним — создание страхового фонда архивных документов обусловлено в том числе и заботой о безопасности архива: хорошо оборудованное хранилище позволит заказчику не беспокоиться об утечках информации, пропаже или необратимой порче документов.

6.2. Единицы учета

6.1.1. Учет документов в архиве организации — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных

документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в

единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их

сохранности и контроля за их наличием.

6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии)

и описи дел и документов.

6. 1

6.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров,

являющихся частью архивного шифра.

документов
и их организацией в делопроизводстве

структурных
подразделений

10. 3

1. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в

архив.

Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение

47).

Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в

известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков

и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего

структурного подразделения.

10. 3

5. 1 СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД [1] и требованиями соответствующих нормативных документов.

6. 1 СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:- документов на бумажной основе;- кинодокументов;документов;- фонодокументов;- видеодокументов.

В соответствии с решениями федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации СФД НН может создаваться в двух экземплярах страховых копий (основной и запасной страховые документы).

Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6. 1

1-6. 1

5.

6. 1

Источник: https://straxovka.top/informatsiya-po-strahovaniyu/strakhovoy-fond-arkhivnykh-dok/

Страховое микрофильмирование, или нецелевое расходование бюджетных средств?

Страховой фонд архивных документов

1 Марта 2017

В теме создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, многоаспектной и сложной, есть один особенно напряжённый вопрос. Речь идёт о микроформах, изготовленных с электронных копий бумажных документов.

Всех надёжней, всех прилежней

Российская архивная сфера всегда проявляла здоровый консерватизм во всех своих процессах. Хранение исторической памяти — штука серьёзная, суеты и популизма не терпит. Законодательной основой проведения страхового копирования является п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым на уникальные и особо ценные документы создаются страховые копии. Согласно п. 4 названной статьи порядок их создания и хранения определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Эта норма реализована в соответствующих разделах «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утверждённых приказом Министерства культуры РФ в 2009 году.

Напомним:

  • Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее — страховой фонд) создаётся в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.
  • Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

У микрофильмирования долгая и славная история. Массово и всемирно архивы практикуют создание страхового фонда документов с помощью микрофильмирования с 1950-х годов ХХ века. Копия документа на микрофильме человеком воспринимается непосредственно. Микрографические носители являются единственным общемировым стандартом долговременного хранения документации.

Гарантированная сохранность таких копий составляет порядка сотни лет, хотя проверить это трудно. Микроформу можно легко посмотреть на специальных читальных аппаратах, и даже используя обыкновенную лупу. Невозможность изменения информации на микроформе обеспечивает копиям легитимность и аутентичность.

В случае утраты бумажного оригинала, документы на микроформах признаются на правах подлинника.

Работа по страховому копированию проводится в плановом порядке на основе технологических регламентов и ГОСТов, в числе которых:

ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»

ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия»

ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие технические условия»

ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия»

ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения»

Особо выделим Межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101‑93 «Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учёта, хранения и применения».

Страховой фонд электронных документов

В отношении электронных документов, конечно, тоже должна существовать технология, с помощью которой будет создаваться страховой фонд.

В частности, в Положении о Едином российском страховом фонде документации (ЕР СФД) (Постановление Правительства РФ от 26.12.1995 г.

No1253-68) допускается запись массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, относящейся к ЕР СФД, не только на микрографических носителях информации, но и электронных.

Однако вопрос обеспечения гарантированной сохранности и доступности для будущих поколений культурного и интеллектуального наследия в цифровом виде пока остаётся открытым.

Мы все знаем о том, как часто и быстро меняются и устаревают поколения цифровых носителей и поддерживающие их платформы. Есть ли выход? Да, всё тот же аналоговый носитель — микрофильм. Замены ему человечество пока не придумало.

Именно для того чтобы переносить электронную информацию из компьютера на микроформы, были в начале 70-х годов прошлого века разработаны COM-системы.

Как они работают? Электронный документ состоит из набора битовой информации, которая может быть закодирована в виде двухмерного штрихкода, состоящего из информационных точек, а затем преобразована в двухмерное растровое изображение. «Изображение при помощи COM-системы сохраняется на микрофильме.

При необходимости восстановления информации штрихкодовые данные считываются с микрофильма сканирующим устройством, а затем декодируются, в результате чего происходит восстановление оригинального электронного документа.

Значение этой технологии заключается в том, что впервые появилась теоретически обоснованная и технологически реализуемая возможность долгосрочно сохранять на микрофильме любую цифровую информацию и документацию». 1

Практика применения COM-систем для создания страхового фонда копий электронных документов является общемировой. С некоторыми нюансами, конечно.

Например, COM-системы проекционного типа, в которых электронный образ проецируется на экран, а затем на плёнку, создают точную копию электронного документа на микрофильме. А вот в лазерных COM-системах из-за дискретности изображения оптическая плотность страдает.

В любом случае, повторяем, COM-системы используются для создания страхового фонда копий электронных документов, не имеющих бумажной основы.

О чём молчат маркетологи?

Каким же образом СOM-технологии вдруг стали применяться в российских архивах для создания страхового фонда бумажных документов?

Желание архивистов понятно — отсканировав дело 1 раз, его можно изъять из обращения и законсервировать. А электронный образ можно использовать и как фонд пользования, и как источник для создания страхового фонда, забывая при этом, что в России нет нормативно-правовых актов, в которых электронная копия бумажного ( пергаментного, кожаного и др.) документа признаётся на правах подлинника.

А маркетологи и продавцы COM-систем удачно воспользовались магической лексикой современности. Такими словами, как «автоматизация процесса», «высокая скорость», «быстрота», «получение дополнительных преимуществ». А поскольку мы все находимся в этом информационном шуме, то и подобные слова подчас действуют на нас как заклинание.

Создание страховых копий с помощью цифрового микрофильмирования с бумажных документов пропагандируется как более быстрая и простая технология по сравнению с классическим микрофильмированием. Технология будущего. Оригинал единожды сканируется, а полученный графический файл автоматически выводится на микроформу.

COM-системы способны экспонировать пленку со скоростью до 60 кадров/мин, а микрофильмирующая камера — со скоростью не более 5-6 кадров/мин.

«Побочным продуктом СОМ-технологии являются электронные образы документов. Однако эти электронные образы можно использовать для пополнения электронного фонда пользования.

С другой стороны, возможен и обратный процесс — использование уже имеющихся электронных ресурсов для создания страхового фонда на микрофильмах.

Таким образом, внедрение СОМ-технологии в архивах для создания СФД отлично встраивается в уже существующие информационные процессы и происходит в мягком режиме, без глобальных перестроек». 2

Адепты цифрового микрофильмирования молчат о такой особенности COM‑систем, как невозможность создания страховых копий с документов форматом более А3. Эти документы неизбежно будут разбиваться на части и подвергаться дополнительной обработке.

Помалкивают и том, что в соответствии с отраслевыми нормативами страховой копией для документов на бумажной основе является первая копия оригинала и вторая копия с неё же.

И, тем более, забывают, что все вышеуказанные стандарты не распространяются на микрофильмы, изготовленные на устройствах вывода информации из ЭВМ, т.е. на СОМ-системах.

И, наконец, самое главное — обеспечение юридической значимости страховых копий документов, созданных с помощью COM‑технологий. Маркетологи и продавцы не упоминают о том, что в процессе перевода документов в цифровой формат и последующей обработки электронных образов, в последние могут быть внесены какие угодно изменения.

Как гарантировать аутентичность таких копий с копий? Никак. Во время подготовки мы беседовали с директорами Московского научно-технического центра «Регион» Владимиром Критаровым.

Отмечая, что на предприятии для создания страховых фондов документации используются СОМ-системы, Владимир Григорьевич подчеркнул, что для создания страховых копий архивных документов на бумажной основе цифровое микрофидьмирование не приемлемо.

Вопрос открытый?

Похоже, с созданием страховых копий архивных документов на бумажной основе технологический прогресс сыграл такую же злую шутку, как и многими другими профессиональными и бытовыми процессами нашей жизни. Скорость выше, а результат сомнителен.

И словесные «мантры» про автоматизацию и быстроту оказались более действенными, чем понятие юридической значимости.

Более надёжными и весомыми, коли в российских архивах для создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации используются COM-системы.

Приведём выдержку из доклада начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учёта документов Росархива Г. А. Хабибулиной на НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа в 2014 году. «Перспективы работ по страховому копированию связаны с внедрением в практику архивных учреждений современных электронно-микрографических технологий.

COM-технология позволяет сочетать использование микрографической и цифровой технологии соответственно для создания страховых копий и копий фонда пользования. Однако проблема заключается в том, что в соответствии с отраслевыми нормативами страховой копией для документов на бумажной основе является первая копия оригинала.

В COM-системах, как известно, изготовление негативных микроформ включает не 1, а 2 этапа — изготовление цифровых копий с документов на бумажной основе, т.е. электронной копии документа, с которой затем изготавливается негативная микроформа.

В этой связи, НИИ Репрографии, являющийся организацией, определяющей технологию и методологию создания ЕРСФД в масштабах страны, подготовил национальный стандарт ГОСТ РО 0033-006-2013 „ЕР СФД. Микрофильмы страхового фонда, изготовленные с электронных документов.

Общие технические требования и методы контроля“, утверждённый приказом Росстандарта № 3-ст РО от 14.10.2013. В указанном стандарте, который вводится в действие с 1 января 2015 г.

, аналоговую копию, изготовленную на микрографическом носителе в COM-системе с цифровой копии архивного документа на бумажной основе, или с электронного архивного документа, можно использовать в качестве страховой копии этого документа. В перспективе стоит задача подготовки дополнений к действующим Правилам и инструкциям в части определения состава страховых копий и копий фонда пользования на традиционных и электронных носителях». 3

Необходимо отметить, что указанный ГОСТ имеет ограничение по применению и является документом ДСП. В этой связи даже посмотреть на него одним глазком можно только с разрешения ФСО. Отчего такая секретность?

Прояснить ситуацию и узнать, какова же сегодня официальная позиция Росархива в отношении создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации с помощью COM-систем, и ждать ли изменений в регламентирующие документы, нам пока не удалось.

Рискнём предположить, что никогда электронные копии бумажных документов, равно как и сделанные с цифровых копий микроформы, не будут признаны документами на правах подлинника.

А создание в архивах микрофильмов страхового фонда с электронных образов бумажных документов было и будет нецелевым расходованием бюджетных средств.

Источник: http://www.edok-journal.ru/articles/arkhivy/strakhovoe_mikrofilmirovanie_ili_netselevoe_raskhodovanie_byudzhetnykh_sred/

Podyacheva-notar
Добавить комментарий